解決方案
無紙化會議與電子桌牌系統(tǒng)
無紙化會議系統(tǒng)是以液晶觸摸屏顯示終端為中心，運用現(xiàn)代通訊技術、音視頻技術、軟件技術等，通過文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換實現(xiàn)會議的無紙化，形成一個“以人為本”的智能化會議系統(tǒng)。系統(tǒng)結合了最先進的數(shù)字技術，將多種信息化技術融入會議的各環(huán)節(jié)，貫穿會議全過程，把發(fā)文篇幅精準到字，發(fā)言時長精準到分，紙張使用量大大減少，低碳環(huán)保節(jié)約能源的同時，為辦會人員和參會人員提供極為實用的會議平臺。它可以實現(xiàn)會議簽到、文件分發(fā)、文件上傳、同屏演示、會議發(fā)言、投票表決、手寫批注、呼叫服務、視頻點播、會議預約、信息發(fā)布等等功能。
1. 即時信息交互
無紙化會議系統(tǒng)，它其實是針對會議流程的管理，會議資料的管理，會議文件信息發(fā)布與文檔交互性具有不可缺少的重要性。并且同時能夠無縫的結合大屏顯示或者投影機實現(xiàn)文件同步共享。
2. 節(jié)約和環(huán)保
系任何大規(guī)模的的會議，紙張的使用量都是非常大的。比如每年的全國政協(xié)會議，采有無紙化會議系統(tǒng)，就不再提供紙質(zhì)大會發(fā)言稿和簡報，僅此一項政協(xié)會議就能夠節(jié)省約200萬元的紙張和印刷費。對于機關單位，以12人的傳統(tǒng)會議為例：以12位與會人員，5個討論主題的會議規(guī)模為例，以一個會議主題有4份材料每份材料平均70頁進行估算，需要準備12×5×4=240份材料，準備240×70=16800頁紙張。印刷一張紙平均花費0.3元，需要花費5040元。
3. 開會效率大大提高
任何大規(guī)模的會議的會務量都是巨大的，因此提高工作效率，會議質(zhì)量就顯得尤為重要。相對與傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介，會前減少會議資料收集、準備、印刷的時間；會后的資料整理、規(guī)整、保存都非常方便。以無紙化會議系統(tǒng)終端作為做智能會議的載體，這無疑是最合適的會議解決方案。不但可以優(yōu)化會議效率，提高會議質(zhì)量，而且還能節(jié)省大量時間和人力成本。
4. 保密和安全
無紙化會議系統(tǒng)把電子文檔通過特殊加密形式轉(zhuǎn)化成第三方無法識別的仿紙質(zhì)的電子紙，在網(wǎng)絡通信中使用專用的網(wǎng)絡協(xié)議，傳輸數(shù)據(jù)經(jīng)過多重加密，會議文件安全保密性極高，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會議，無紙化會議可以防止保密文件被與會者偷偷帶走。無紙化會議系統(tǒng)可以設置會議為保密會議，會后相關文件和記錄可以自動清除。
1.會議簽到
與會人員到達會議現(xiàn)場即可實現(xiàn)無紙化簽到，再也無需填寫以往的簽到表，方便而智能。當所有與會人員完成簽到時，可查看全部與會人員簽到情況。
2. 會議議程
會議議程包含整個會議的所有流程，與會人員可點擊【會議議程】圖標查看當前會議的所有內(nèi)容。
3. 會議文件管理
傳統(tǒng)會議模式下，每召開一次會議會耗費大量紙張和墨水，并且需要助手或秘書提前打印、裝訂好所有資料，既費時又費力，既增加了企業(yè)管理成本，又造成了巨大的浪費。
4. 批注功能
在會議進行時，會議主講人不可避免的需要在講解過程中進行批注、強調(diào)重要內(nèi)容，而此時系統(tǒng)會自動提供批注功能。
5. 同屏管理
同屏功能用于將主講人或發(fā)言人會議終端的文件內(nèi)容同屏顯示到其它參會者會議終端。同屏管理是無紙化會議系統(tǒng)的核心功能，它一方面幫助會議主講人掌控全場，另一方面，幫助與會人員輕松的跟隨主講人元的步伐，更容易的理解與參與會議。。
6. 呼叫服務
與會人員在桌位上可自行進行呼叫服務。對應的桌位信息及服務內(nèi)容如茶水、急事務等會以短信通知形式顯示在后臺服務終端上。不再需要打斷會議主講人，使會議流暢地進行。
7. 會議表決
會議主講人可在會議期間發(fā)起會議表決，與會人員可通過終端顯示屏進行投票，表達自己的見解與建議。秘書有權對所有問卷的結果進行查看，并在服務器上存儲調(diào)查問卷的結果，根據(jù)會議實際情況申請到投影機。
8. 會議信息
在會議期間，與會人員遇到問題需要討論時，可以跟其他與會者進行語音、短信息互發(fā)。系統(tǒng)支持點對點語音、短信息互發(fā)，也支持語音、短信息群發(fā)功能。
9. 現(xiàn)場視頻
系統(tǒng)支持會議現(xiàn)場視頻，方便在不同地區(qū)的人員開展會議、遠程交流。
10. 投影申請
本功能可選擇與會人員自行將講稿內(nèi)容投影到會議室大屏幕，或者由秘書終端管理后再投影。服務器或者秘書終端的是有線的終端（網(wǎng)絡線、VGA線、視頻線）與本會議室所有視頻系統(tǒng)連接（例如投影系統(tǒng)），會議秘書還可根據(jù)本單位的要求選擇宣傳片、音樂進行播放。點擊懸浮按鈕即可申請投影。
